Hoe Fundaments klantrelaties versterkt en facturatie stroomlijnt.

Een toekomstbestendige oplossing.

Fundaments beheert vanuit vier datacenters volledig redundante Cloud infrastructuur met maximale uptime, waar klanten zowel fysieke als virtuele servers kunnen afnemen. Ze ontwikkelden zelf een portaal, maar liepen tegen grenzen aan. Om processen beter te stroomlijnen en minder afhankelijk te zijn van het CRM- en facturatiesysteem, zochten ze een flexibele oplossing.

Wat begon als een herontwikkeling van de verbruiksengine, groeide in samenwerking met Cube uit tot een groter project: de bouw van een volledig nieuw Data Management Platform (DMP) en klantportaal. Dit platform vormt nu de kern van alle bedrijfsprocessen. Verbruiksdata worden gevalideerd, facturatie verloopt automatisch en abonnementen worden centraal beheerd. Dankzij de koppeling met Exact worden facturen sneller verwerkt, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook meer flexibiliteit biedt bij wijzigingen.

Complexiteit in abonnements- en verbruiksfacturatie

Voor dit project was het combineren van abonnements- en verbruiksfacturatie een complexe uitdaging. De verbruiksengine speelt hierbij een cruciale rol: deze controleert de gemeten datapunten, zodat altijd wordt vastgesteld of de metingen op het juiste moment plaatsvinden en of de data valide is. Dit systeem meet het daadwerkelijke verbruik en stuurt deze informatie door naar het DMP, waar het wordt gekoppeld aan de juiste abonnementsvorm:

• Committed: Klanten reserveren vooraf een vastgestelde hoeveelheid afgenomen producten zoals bijvoorbeeld GB’s, RAM en dataverkeer.

• Pay-Go: Klanten betalen achteraf op basis van daadwerkelijk verbruik van de afgenomen producten.

• Hybride: Een combinatie van de Committed en Pay-Go abonnementsstructuren.

Koppeling met Exact.

De invoering van het DMP heeft grote impact gehad op het beheer van deze abonnementen. Voorheen duurde het doorvoeren van prijswijzigingen drie weken, nu kan dit in een halve dag. Facturatie is efficiënter geworden doordat medewerkers conceptfacturen binnen het DMP kunnen genereren en direct naar Exact kunnen sturen. Omdat het systeem de werking van Exact nabootst, kunnen medewerkers snel en intuïtief werken zonder tussen verschillende systemen te schakelen.

Meer inzicht door een nieuw klantportaal.

Naast interne verbeteringen wordt ook het klantportaal volledig vernieuwd. Klanten krijgen via een gebruiksvriendelijk dashboard inzicht in hun abonnementen, facturen, contracten en verbruik. Ze kunnen straks eenvoudig hun abonnement aanpassen met betrekking tot verbruik en bijbehorende limieten. Het portaal is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik, zodat klanten altijd en overal toegang hebben. Om de klantbeleving verder te verbeteren, is er ook gewerkt aan een integratie met TopDesk, het ticketsysteem voor support.

Één centrale toegangspoort.

Het klantportaal van Fundaments wordt ontwikkeld tot een centrale toegangspoort voor alle essentiële diensten. Momenteel wordt gewerkt aan de integratie van TopDesk, het ticketsysteem voor support. Met Single Sign-On (SSO) via Auth0 hoeven gebruikers straks slechts één keer in te loggen om toegang te krijgen tot het klantportaal, Cloud Director en TopDesk. Aanvullend is er een koppeling met Zerto gerealiseerd. Zerto biedt een complete, eenvoudige en schaalbare oplossing om IT-infrastructuren te beschermen. Dit geïntegreerde platform voor beheer, facturatie en support zorgt ervoor dat Fundaments-klanten niet alleen efficiënter kunnen werken, maar ook verzekerd zijn van optimale continuïteit en beveiliging.

Meer inzicht, efficiëntere processen en een sterkere klantrelatie.

Met het nieuwe DMP en klantportaal heeft Fundaments niet alleen interne processen geoptimaliseerd, maar ook de klantrelatie versterkt. Klanten profiteren van meer inzicht en flexibiliteit, terwijl Fundaments efficiënter kan werken en sneller kan inspelen op klantwensen. De nieuwe systemen dragen bij aan een stabiele en efficiënte digitale omgeving en versterken de positie van Fundaments als private cloud provider.

Benieuwd naar het verhaal achter de samenwerking? Je leest het hier.