Transact: het portaal dat overnames begeleidt voor InCorpe.

Over InCorpe.

InCorpe is een onafhankelijk corporate finance kantoor dat ondernemers vooral adviseert bij de aankoop en verkoop van hun ondernemingen en het opstellen van bedrijfswaarderingen. Belangrijke kernactiviteiten zijn ondernemers te adviseren bij (een deel van) de verkoop van hun onderneming of te adviseren bij het ophalen van kapitaal zodat de ondernemers hun buy-and-build strategie kunnen verwezenlijken. Hierbij begeleidt en adviseert InCorpe ondernemers bij overnametrajecten, een proces dat bestaat uit meerdere fasen waarin vertrouwelijke documenten met investeerders en opdrachtgevers worden gedeeld. Om dit proces overzichtelijk en efficiënt te maken, heeft Cube het portaal Transact ontwikkeld, waarmee het documentatieproces wordt gestroomlijnd en grotendeels geautomatiseerd.

Van hulpmiddel naar USP.

Transact is geen standaardoplossing, maar een portaal dat is gebouwd rondom de werkwijze van InCorpe. Het doel was om complexiteit beheersbaar te maken en klanten beter te betrekken bij hun traject. Transact groeide daardoor al snel uit tot meer dan een intern systeem. Het klant- en beheerportaal werd een zichtbaar en onderscheidend onderdeel van de dienstverlening richting klanten en investeerders.

Vanaf de eerste fase is Transact in samenwerking met Cube ontwikkeld. Door deze nauwe samenwerking kon InCorpe een portaal creëren dat optimaal aansluit op de begeleiding van overnametrajecten. Belangrijke onderdelen van het proces, zoals long- en shortlists, NDA’s en informatiememoranda, zijn via het portaal praktisch uitvoerbaar, overzichtelijk en veilig ingericht. Zo voegt het klant- en beheerportaal direct waarde toe voor zowel medewerkers van InCorpe als klanten en investeerders.

Eerst begrijpen, dan digitaliseren.

De ontwikkeling van Transact begon met een grondige analyse van het bestaande werkproces. Alle stappen zijn samen in kaart gebracht, van het opstellen van long- en shortlists tot het delen van teasers en het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen en informatiememoranda. Veel werkzaamheden bleken handmatig en e-mail gedreven, wat het proces tijdrovend en foutgevoelig maakte. Door deze stappen te visualiseren met flowcharts ontstond overzicht en werd duidelijk waar standaardisatie en automatisering daadwerkelijk waarde kon toevoegen.

Op basis van deze inzichten is het volledige proces gedigitaliseerd en uitgewerkt in een heldere structuur. Met een C4-model zijn gebruikers, rollen en functionaliteiten vastgelegd, zodat het digitale landschap logisch en schaalbaar werd ingericht. Tijdens een designsprint kreeg Transact vorm in een klikbaar prototype, waardoor adviseurs, klanten en investeerders het portaal al in een vroeg stadium konden testen en feedback konden geven.

Van MVP naar dagelijks gebruikt portaal.

In meerdere development sprints is het MVP van Transact gerealiseerd, gebouwd op het Laravel-gebaseerde Filament-adminpanel. Na een pilot met een concreet overnametraject is het portaal verder aangescherpt op basis van praktijkervaring. Na ongeveer een half jaar bouwen en enkele maanden testen ging Transact live. Inmiddels wordt het portaal al sinds januari 2024 ingezet en vormt het de vaste basis onder meerdere overnametrajecten.

Eén centrale omgeving voor het overnameproces.

Transact brengt alle stappen van het overnameproces samen in één centrale omgeving. Klanten, oftewel de bedrijven die (een deel van) hun onderneming verkopen, hebben live inzicht in hun traject en zien precies waar zij staan, van de eerste documentatie tot de ondertekende NDA en het informatie memorandum. Daarnaast krijgen zij inzicht in de investeerders die bij het traject betrokken zijn. Alle documenten worden digitaal ondertekend en veilig opgeslagen, waardoor losse bestanden en onoverzichtelijke e-mailstromen verdwijnen. Dit zorgt voor rust, transparantie en vertrouwen bij klanten.

Gerichte benadering van investeerders.

Een belangrijk onderdeel van Transact is de investeerders database, waarin meer dan 800 investeerders zijn vastgelegd met hun specifieke criteria, zoals ticket omvang, sector(en) en minimale EBITDA. De database wordt continu aangevuld met nieuwe potentiële investeerders, waardoor deze groeit en altijd actuele, waardevolle data biedt. Zo kan InCorpe investeerders gericht benaderen en sneller schakelen. De voortgang per investeerder is inzichtelijk per fase, wat het selectieproces overzichtelijker en beter onderbouwd maakt.

Strikte beveiligingsnormen als harde randvoorwaarde

Transact werkt met zeer vertrouwelijke bedrijfs- en financiële informatie. Daarom zijn strikte beveiligingsnormen vanaf de eerste ontwerpfase leidend geweest. Toegang tot het portaal is beveiligd met tweefactorauthenticatie en rolgebaseerde autorisatie, zodat verkopende partijen uitsluitend toegang hebben tot informatie die past bij hun rol binnen het traject. Documenten worden veilig opgeslagen en gecontroleerd gedeeld, wat essentieel is binnen fusie- en overnametrajecten.

Volledig geautomatiseerd ondertekenproces.

Het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen is volledig geautomatiseerd. Templates worden automatisch gevuld met de juiste gegevens, digitaal ondertekend via Docusign en direct opgeslagen en gedeeld. Potentiële investeerders doorlopen verschillende stappen voordat een daadwerkelijke overname tot stand komt en binnen Transact kan een verkoper precies zien bij welke stap investeerders zijn gestopt. Dit versnelt het proces, verkleint de kans op fouten en behoudt tegelijkertijd juridische zorgvuldigheid en beveiliging.

Aantoonbare tijdwinst en meer focus.

Door de inzet van Transact bespaart InCorpe ongeveer een derde van de tijd die eerder nodig was voor transacties. Processen zijn overzichtelijk ingericht en het contact met investeerders verloopt efficiënter. Hierdoor ontstaat ruimte om de aandacht te richten op waar InCorpe sterk in is: het begeleiden van ondernemers en het succesvol afronden van overnametrajecten.

Een langdurig partnership gericht op doorontwikkeling.

Transact is geen afgerond project, maar een strategisch portaal dat meegroeit met InCorpe en haar ambities. Het portaal wordt continu verder ontwikkeld en geoptimaliseerd, zodat het altijd aansluit bij de praktijk en de behoeften van adviseurs, klanten en investeerders. De samenwerking met Cube gaat daarbij verder dan een eenmalige ontwikkeling; het is een langdurig partnership waarin kennis, expertise en feedback samenkomen om het portaal steeds beter te maken. Hierdoor blijft Transact niet alleen actueel en veilig, maar ook een onderscheidende kracht in de dienstverlening van InCorpe.