Efficiëntie en controle met de OCI-koppeling in zakelijke inkoopprocessen.
In de wereld van zakelijke inkoopprocessen is efficiëntie essentieel. De Open Catalog Interface (OCI) koppeling speelt hierin een sleutelrol door een integratie te bieden tussen het inkoopsysteem van een organisatie en de webshop van de leverancier. Dit maakt het mogelijk om bestellingen sneller, nauwkeuriger en met meer controle te plaatsen. In deze blog leggen we uit wat de OCI-koppeling is, hoe het werkt en delen we praktijkvoorbeelden van organisaties die de voordelen hiervan ervaren.
Wat is een OCI-koppeling?
De OCI-koppeling is een open standaard die het mogelijk maakt om inkoopsystemen direct te verbinden met de online catalogi van leveranciers. Dit betekent dat inkopers producten kunnen selecteren in de webshop van een leverancier, direct vanuit hun eigen inkoopsysteem. De bestelde artikelen worden vervolgens automatisch teruggestuurd naar het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem, waar ze verder verwerkt kunnen worden.
Met deze technologie kunnen organisaties op een efficiënte manier producten bestellen, zonder in te loggen op verschillende webshops of handmatig gegevens in te voeren. Alles wordt automatisch overgedragen en verwerkt via het interne systeem van de organisatie.
Hoe werkt de PunchOut functie?
De PunchOut-functie is een geavanceerde koppeling tussen een ERP- of inkoopsysteem en de webshop van een leverancier. In plaats van producten handmatig te zoeken en invoeren in het ERP-systeem, opent een gebruiker via PunchOut direct de webshop van de leverancier vanuit het inkoopsysteem. Hier kunnen producten worden geselecteerd en automatisch teruggestuurd naar het ERP-systeem als een conceptorder. Dit maakt het inkoopproces efficiënter en voorkomt fouten.
Hoe werkt het?
Toegang via ERP-systeem – De gebruiker klikt op de PunchOut-knop en wordt automatisch doorgestuurd naar de webshop van de leverancier.
Selecteren van producten – In de webshop voegt de gebruiker producten toe aan het winkelmandje zoals bij een normale online bestelling.
Terugsturen naar ERP – In plaats van direct af te rekenen, worden de geselecteerde producten automatisch naar het ERP-systeem gestuurd.
Interne goedkeuring – De bestelling kan daar worden gecontroleerd, goedgekeurd en aangevuld met extra informatie voordat deze definitief wordt geplaatst.
Meer controle en automatisering in je ERP-systeem.
In plaats van handmatig bestellingen in te voeren en goed te keuren, wordt dit automatisch verwerkt binnen je ERP-systeem. Dit biedt voordelen zoals een efficiënter facturatieproces, waarbij bestellingen die via de OCI-koppeling worden geplaatst direct gekoppeld worden aan de facturatie. Daarnaast heb je altijd up-to-date inzicht in de voorraad van bestelde producten, wat het inventarisbeheer vergemakkelijkt en de efficiëntie verhoogt.
Voordelen van de OCI-koppeling.
Efficiëntie
Inkopers kunnen direct vanuit hun eigen systeem producten bestellen, zonder apart in te loggen op de webshop van de leverancier. Bestellingen worden automatisch verwerkt in het ERP-systeem, waardoor handmatige invoer per vestiging niet meer nodig is.
Tijdbesparing
Dankzij de koppeling met het ERP-systeem wordt het inkoopproces versneld en vereenvoudigd. De administratieve werkdruk neemt af en bestellingen kunnen efficiënter worden verwerkt, ongeacht het aantal vestigingen of leveranciers.
Verbeterde controle
Bestellingen doorlopen automatisch de interne goedkeuringsprocessen, waardoor er beter zicht is op uitgaven en naleving van het inkoopbeleid. Dit voorkomt ongeautoriseerde aankopen en helpt bij budgetbeheer.
Realtime informatie
De OCI-koppeling geeft direct inzicht in actuele prijzen en voorraadniveaus. Dit helpt inkoopteams om beter onderbouwde beslissingen te nemen en voorkomt vertragingen door onverwachte tekorten.
Gestroomlijnd bestelproces
Grote bestellingen voor meerdere vestigingen of afdelingen kunnen eenvoudig worden verwerkt. Dit vermindert de administratieve last en zorgt voor een nauwkeuriger inkoopproces, zonder dubbele of onvolledige bestellingen.
Eenvoudige integratie
De koppeling werkt direct met bestaande ERP-systemen, zonder ingewikkelde aanpassingen. Dit maakt implementatie en gebruik laagdrempelig, terwijl de inkoopprocessen efficiënter en overzichtelijker worden.
Workflows en integraties.
Een OCI-koppeling kan op maat worden gemaakt voor specifieke inkoopsystemen zoals SAP Ariba en Proquro, dat onderdeel is van Exact. Hiermee kunnen organisaties orders plaatsen en hun inkoopprocessen optimaliseren. De koppeling maakt gebruik van cXML om te communiceren met externe systemen. Dit betekent dat de integratie eenmalig moet worden opgezet per inkoopsysteem, maar daarna voor meerdere klanten herbruikbaar is. Dit biedt niet alleen flexibiliteit, maar ook schaalvoordelen. Omdat het maatwerk betreft, kunnen integraties worden aangepast aan specifieke klantwensen. Denk hierbij aan klantspecifieke styling van de webshop of aanvullende functionaliteiten die aansluiten bij de interne processen van de organisatie.
Praktijkvoorbeeld: Nou
Voor Nou hebben we een OCI-koppeling gerealiseerd. Gezien de omvang van de inkoopbehoeften van hun klanten, zou een handmatige bestelprocedure te tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met de OCI-koppeling kunnen medewerkers van deze klanten direct vanuit hun inkoopsysteem producten selecteren in de webshop van Nou. De bestellingen worden automatisch teruggestuurd naar hun ERP-systeem, waar ze een interne goedkeuringsworkflow doorlopen.
Beter gecontroleerde inkoopworkflow.
De OCI-koppeling biedt organisaties de mogelijkheid om hun inkoopprocessen te optimaliseren door de efficiëntie te verhogen, controle te verbeteren en realtime informatie beschikbaar te maken. Door gebruik te maken van geavanceerde inkoopsoftware zoals Exact Proquro kunnen organisaties de OCI-koppeling effectief implementeren en profiteren van de voordelen die het biedt. Het resultaat is een snellere, nauwkeurigere en beter gecontroleerde inkoopworkflow.
Klaar voor de volgende stap? Wij ook.
Ook interesse in een OCI-koppeling? Wij helpen jouw organisatie graag verder.
Dit sluit mooi aan.
Het ontwerpen van een webshop zonder gebruik van standaard E-commerce systemen met AFAS.
Van productgericht naar servicegericht bedrijfsmodel met servitization.
