Hoe BTR Trainingen meer grip krijgt op groei met een LMS.

De kracht van maatwerk, de noodzaak van structuur.

BTR Trainingen, gevestigd in Hengelo, werkt hoofdzakelijk voor de zakelijke markt en ondersteunt bij uitdagingen op de werkvloer. Vaak zijn het HR-managers of L&D-verantwoordelijken die met een hulpvraag komen: medewerkers die steviger in hun schoenen willen staan, teams die beter moeten samenwerken of leidinggevenden die worstelen met hun rol. Samen met de klant brengt BTR in kaart wat er speelt, waar men naartoe wil en welke aanpak daarbij past. Vervolgens wordt op basis van die inzichten een voorstel geschreven, samen met een trainer die het beste aansluit bij de doelgroep.

De trainers waar BTR Trainingen duurzame samenwerkingen mee aan zijn gegaan, zijn experts in hun eigen vakgebied. Ze zijn zorgvuldig geworven op achtergrond, aanpak, expertise en ervaring. Dat stelt BTR Trainingen in staat om opdrachten bij allerlei organisaties en binnen verschillende branches uit te voeren. Van overheid, tot zorg, en van productie tot commercieel.

De uitdaging: van groei naar grip.

Het werkproces van BTR is intensief, persoonlijk én divers. Geen enkele training is hetzelfde. Maar juist dat maakte de organisatie ervan complex. “Iedereen had zijn eigen manier van werken,” vertelt Nino Timmerman. “De één gebruikte Excel, een ander werkte in Forms of regelde alles via Outlook. Dat wat voor die persoon prettig was, werkte in de praktijk ook wel, maar het kon duidelijk beter en efficiënter.”

BTR groeide snel, maar die groei bracht ook onrust. Informatie raakte versnipperd, communicatie verliep rommelig en er kon niet altijd genoeg structuur en planning geboden worden aan nieuwe collega’s. Ook trainers en contactpersonen misten structuur. De bestaande tools werden slechts deels benut, informatie over de planning en details van trainingen stonden vaak buiten het systeem en intake- en evaluatieformulieren werden handmatig verstuurd. Kortom: een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Één centrale werkomgeving.

De behoefte was duidelijk: één centrale werkomgeving waarin alles samenkomt. Van intakeformulieren en deelnemerslijsten tot certificaten en evaluaties. Minder losse documenten, minder handmatig werk en meer overzicht. Zodat iedereen, van accountmanager tot trainer, weet wat er speelt en direct aan de slag kan. Met rust, structuur én ruimte voor persoonlijke aandacht.

Een nuchtere klik met Cube.

Via een eerder contactmoment kwam BTR opnieuw uit bij Cube. Geen formele aanbesteding, maar gewoon even bellen. “We kenden Cube al een beetje en hadden meteen het gevoel: dit klopt. Geen stoffige software partij, maar mensen met dezelfde Twentse mentaliteit. Nuchter, praktisch en direct.” Tijdens de eerste sessie, ook wel sprint 0 genoemd, doken beide partijen meteen de inhoud in. Wat moet het systeem doen? Wat gebeurt er nu precies tussen het eerste klantcontact en de evaluatie na afloop? Door scherpe vragen vanuit beide kanten werd het hele proces van BTR stap voor stap uitgesplitst.

Eén platform, meer overzicht en minder werkdruk.

Door alle processen samen te brengen in één systeem, van communicatie en registratie tot administratie, is een stevig fundament gelegd. Niet alleen om het leerproces zelf te ondersteunen, maar juist ook om alles eromheen te stroomlijnen. Op deze manier kan BTR zich focussen op dat wat écht belangrijk is: organisaties en mensen ondersteunen bij persoonlijke en teamontwikkeling. Daarnaast profiteren trainers, contactpersonen en deelnemers van een helder, efficiënt en gebruiksvriendelijk platform.

Interne rust, externe kracht. De ontwikkelde digitale omgeving betekent veel meer dan alleen gemak. Het heeft de manier waarop BTR werkt fundamenteel veranderd en professioneler gemaakt. Waar het CRM systeem jarenlang slechts voor een klein deel werd benut, fungeert het nu als het hart van de organisatie.

Een Unique Selling Point.

Deze professionaliseringsslag vertaalt zich direct in meer vertrouwen bij opdrachtgevers en contactpersonen. “Als je met BTR werkt, krijg je een eigen omgeving. Je logt in, schrijft je in, ontvangt automatische bevestigingen en certificaten. Dat is echt een Unique Selling Point geworden,” zegt Barry. “Het zorgt ervoor dat je aan tafel met een potentiële opdrachtgever nét wat sterker staat.”

Ook intern merkt BTR het verschil. Nieuwe collega’s kunnen sneller instromen dankzij een duidelijke onboardingstructuur. Trainers weten precies waar ze moeten zijn, welke groep ze trainen en wat de specifieke wensen van deelnemers zijn. En doordat intake- en evaluatieformulieren nu automatisch worden verstuurd en verzameld, kan de kwaliteit van trainingen structureel blijven verbeteren op basis van directe feedback en inzicht in leerbehoeften.

“Er is straks ook geen ruimte meer voor discussie over waar je moet zijn of hoe laat je ergens moet zijn,” aldus Barry. “De informatie staat op één plek, en die klopt. Punt.”

Een gedeelde visie op groei.

Wat BTR en Cube verbindt, is meer dan techniek. Het is een gezamenlijke overtuiging dat groei niet ten koste hoeft te gaan van menselijkheid. Dat structuur ruimte kan geven, en dat digitalisering pas echt werkt als het aansluit op hoe mensen werken. Dankzij deze samenwerking kan BTR doorgroeien als partner voor ontwikkeling binnen organisaties. Klaar voor een toekomst waarin leren nóg persoonlijker wordt, maar achter de schermen wel gestructureerd, schaalbaar en betrouwbaar is ingericht.